Souuu…obviamente no soy la mejor persona para decirte como ganar dinero para financiar tu proyecto creativo pidiendo auspicios de patrocinadores. Pero tengo una amiga que sí sabe como hacerlo y le pedí que nos de una guía completa de como hacerlo efectivamente.
Así que los dejo con Ruth Torres quien tiene experiencia en relaciones públicas, sobretodo de proyectos creativos. Y como todos los grandes proyectos…el tuyo comienza así…
¡Y de pronto… tienes la idea!
Estás en tu día a día y súper random te llega esta única idea para un proyecto creativo. Luego no hay quien te pare. Que si el talento… que si el lugar….que si la música….que si los colores….las luces…las tarimas…los sketches…
Y de pronto… paras y piensas: “No tengo dinero.” (Suena bien ‘horror movie’, lo se)
Muchas veces los proyectos que ideamos son ambiciosos pero eso no significa que no pueden hacerse realidad. No existe una varita mágica pero si te daré unos tips and tricks para ganar dinero para tu proyecto creativo.
Todo comienza con reconocer que tienes un problema…o una necesidad
Lo primero que tienes que hacer es reconocer el problema, como dicen en los grupos de apoyo, o en tu caso, tu necesidad económica. ¿Qué te hace falta para llevar a cabo tu producción? Por lo tanto, has un presupuesto. No tienes que tener los números finales pero al menos un más o menos.
Piensa tanto en los gastos como en los ingresos, si tendrás alguno. Por ejemplo, si vendes taquillas o pides un donativo de entrada, ¿cuanto esperas recibir? Esto te ayudará a tener el más o menos más claro a la hora de poner un número de cuanto dinero pedir.
Ponte una meta
¿Para qué se usará el dinero? Obvio que para la producción pero puedes ser aún más específico y decir “ voy a usar el dinero para cubrir los gastos de promoción”. Buscas una cotización y tan tan … ya tienes una meta para alcanzar.
La lista
Prepara un listado de posibles auspiciadores con sus correos electrónicos, números de teléfono y persona contacto. Esto puede ser un poco tricky porque la lista puede ser infinita pero piensa en todas tus posibilidades. Por ejemplo si tienes una producción musical, algunas auspiciadores pudiesen ser estudios que renten salones de ensayo pero de igual puede ser pequeños negocios como una farmacia, un supermercado o alguien que está empezando su propio negocio.
No te ha pasado por ejemplo que abres un programa en un teatro y piensas que rayos tiene que ver este negocio de yogurt con esta producción. Well, there you go. Ellos, como muchos otros, también pueden estar interesados en tu proyecto.
Ya está y ahora… Escribe la propuesta
- Define bien tu producción. Redacta una buena sinopsis.
- Explica el propósito. Puedes hacerlo estilo bullet, como también puedes hacer un párrafo chévere. Aquí es la etapa de enamoramiento full.
- Explica donde se presentará tu proyecto y cuantas personas esperas que asistan.
- Presenta las categorías de auspicio. Tienes que hacerlo llamativo para el auspiciador. Puedes hacer cuantas categorías quieras pero a veces 3 o 4 es suficiente, siendo la primera opción como el ultimate auspiciador o el que aparece en el programa (si tienes) como ‘fulano de tal presenta’ … Mientras más alta la categoría, mejores beneficios. Beneficios pueden incluir:
- Logo en promo y/o programa
- Anuncio en programa (según la categoría divides los tamaños, ¼, ½ o 1 pág.
- Mención auditiva durante el evento
- Mesa para promocionarse durante evento.
- Taquillas gratis (cantidad puede variar según actividad)
- Etc….. sean creativos.
- Prepara un formulario de contrato que incluya info de contacto y espacio para marcar la categoría que desea participar.
- Incluir información de contacto tuya, a nombre de quien va el cheque y donde se envía. (sino es que coordinan hacerlo personalmente)
Envía la propuesta pero… !!wait!!
Has un texto genérico para incluir en el email. Literalmente es sacar la info de la propuesta pero en un mega resumen:
- Presentas el producto (qué es.. quien produce…cuando se presenta)
- Explicas brevemente de qué se trata
- Explicas porque quieres que ellos sean auspiciadores (aquí si conoces la compañía/organización/persona puedes poner razones específicas… o sea, para cada auspiciador posible esta oración debe cambiar. Acuérdate del enamoramiento full pero en este caso breve.
- Terminas diciendo que adjunto está la propuesta para su evaluación e incluyes tu info de contacto (email y celular).
- Nombre y puesto, attach la propuesta y send.
¿Y ya?
NO. Dale unos días a la persona para que lea tu propuesta y entonces tienes que darle seguimiento. Aquí donde comienza el dirty work. Algunas personas te responderán rápido, otro tomarán el tiempo de la vida.
Algunos tips:
- Empieza con tiempo (preferiblemente, como mínimos 3 meses antes)
- Siempre pide hablar con la persona que le enviaste la propuesta.
- Cuando llames no seas muy hyper pero tampoco como si te acabaste de levantar.
- Si te dicen que aún la están analizando, pregunta para cuando puedes llamar nuevamente.
- Insiste y persiste pero con prudencia.
- Como vas a estar hostigando, de primera instancia se formal. Mientras más hables con la persona, más informal puedes ser. Pero no como un pana de la high, por si acaso.
- Si son más de confianza, puedes enviar un friendly reminder por texto pero sólo si son de confianza.
- No olvides poner en la propuesta el deadline para entregar cheque y/o logo.
- Muchas de las corporaciones hacen su presupuesto operacional para el año entrante en noviembre o diciembre. Así que esta es buena época para hacer llamadas. Enero no está mal tampoco pero intenta de que sea antes.
- Muchas corporaciones tienen presupuesto asignado para actividades y eventos culturales. O SEA ellos tienen una partida de su presupuesto para tu proyecto sólo es cuestión de hacerle el acercamiento.
- Puedes añadir a tu listado al Instituto de Cultura Puertorriqueña o hasta competir para ayudas (grants) con el National Endowment for the Arts (http://www.nea.gov/) o el National Endowment for the Humanities. ( http://www.neh.gov/) Sus sites son bien detallados y llenas una propuesta online.
- No botes el listado de auspiciadores, ni borres aquellos que te dijeron que no. En el futuro pueden cambiar de parecer.
- Cuando le cojas el truquito a esto te va a gustar, frustrar en ocasiones, pero al final, te encantará.
Si estos tips son útiles para ti…compártelos con alguien que se pueda beneficiar también.
Éxito en tus proyecto creativos….
Ruth E. Torres Hernández
Gracias a Ruth por sus tips…recuerda que puedes recibir más comics con tips y el Utility KIT para expandir tu creatividad y hacer más con tus skillz directamente a tu email y gratis.
¿Suena bien? Súper! Solo necesitas escribir tu email y listo…
